Битрикс24: Задачи и проекты

Следите за сроками, делегируйте, контролируйте

Инструменты управления задачами и проектами помогают руководителям контролировать своевременное исполнение задач в подразделении, а подчиненным - не допускать нарушений. В рамках проекта учитываются затраты времени и других ресурсов на выполнение задач.

Задачи интегрированы с документами и календарями. Вы всегда видите, какую задачу к какому сроку нужно выполнить. С задачами можно работать в Экстранете вместе с вашими партнерами и клиентами.


   

Работа с задачами

Поставить задачу сотруднику можно всего в «один клик»! Напишите, что нужно сделать, когда и кто за это отвечает. Дальше – проверяйте результат.

Если у задач появляется счетчик, это значит, вы не уложились в дедлайн, не оценили задачу, требующую вашего внимания и т.д. Счетчик явно показывает, что в задачах затор, и пора их сдвинуть с мертвой точки.

Счетчики в задачах показывают количество задач с нарушениями, помогают следить за исполнением, не забывать о сроках, позволяют легко контролировать задачи подчиненных.

 

Диаграмма Ганта

Задачи над проектом можно представить в виде диаграммы Ганта - классической ленточной диаграммы, которая наглядно отображает временные рамки задач, причем, в той последовательности, в которой они должны проходить на протяжении проекта.

Взглянув на диаграмму, вы сразу видите сколько всего задач по проекту, сколько из них завершено и сколько находится в работе, какие задачи просрочены, а какие - вообще без срока.


 
   

Роли в задачах

Быстро перейдите к самым важным задачам в работе, требующим вашего внимания. Просмотрите разделы задач «Делаю», «Помогаю», «Поручил», «Наблюдаю», «Все». Где «горят» красные счетчики? Сколько задач всего, новых, просроченных или без крайнего срока? Контролируйте задачи, за которые отвечаете лично.

Чем загружены подчиненные? В разделе «Руковожу» для руководителей - сводка по задачам подчиненных. Раздел «Проекты» помогает управлять общим ходом работ по проектам.

 

Готовые отчеты по задачам

Оцените работу с задачами, узнайте, сколько времени каждый сотрудник потратил на отдельную задачу или на проект, сколько задач в работе, сколько завершено и т.д. Все отчеты выгружаются в Excel.

Например, отчет по эффективности позволит быстро определить, насколько результативно работает каждый сотрудник, отдел и вся компания. Отчет по ресурсам поможет оценить затраты времени по людям/отделам/проектам, а также затраты времени на задачи.


   

Учет ресурсов

Включите учет времени сразу же при создании новой задачи. Задайте плановые затраты времени по задаче и контролируйте его расходы: кто из подчиненных укладывается, а кто нет.

Сформируйте отчеты по затратам времени и подведите итоги работы за месяц - по отделу и по каждому сотруднику.

Взглянните на счетчик на минимизированной панели «Рабочий день» - вы увидите сколько времени вы уже потратили на задачу и есть ли у вас запас этого времени. Не допускайте перерасход - вовремя ставьте задачу на паузу или переключайтесь на другую.

 

Интеграция с Битрикс24. Диск и документами

Отправьте файл в задачу с «Битрикс24»! Просто выберите нужный файл на «Битрикс24.Диске» и прикрепите к задаче.

Создайте новый документ с помощью Google Docs или Microsoft Office Online и тут же загрузите в задачу. И не нужно сохранять документы на жесткий диск компьютера, чтобы оттуда прикреплять к задачам.

Разрешите участникам задачи редактировать прикрепленный вами документ, и они его не только просмотрят, но и смогут изменить.


 

 
 

Управление проектами

Объедините сотрудников в рабочие группы с помощью привычных всем механизмов из социальных сетей, организуйте совместную работу над проектами. Оптимизируйте общение с помощью внутренней системы связи - это и коммуникации в компании улучшит, и эффективность работы повысит. Ведь в этих группах можно не только вести тематические обсуждения, но и фиксировать их результаты, а также ставить задачи и контролировать их выполнение.

Новая задача быстро создается в специальной форме. Облегченный визуальный редактор позволяет без труда оформить описание задачи.

 

Конструктор отчетов

С помощью конструктора отчетов сотрудники вашей компании собирают, отфильтровывают, сортируют данные и представляют их руководителям в необходимом виде. Универсальный конструктор отчетов позволяет быстро сформировать нужный отчет и оценить эффективность, трудоемкость и временные затраты по проектам и задачам.


 

Конструктор фильтров

Оставьте в списке задач только нужные в данный момент. Отсортируйте список с помощью встроенного гибкого фильтра. Примените готовые фильтры к списку задач.

Создайте сколько угодно собственных фильтров с помощью визуального конструктора. Сохраните свои персональные фильтры и используйте их многократно.

 

Чек-лист

Добавьте к задаче чек-лист и следите за ходом ее выполнения. Это очень удобно использовать, когда задачу нужно выполнять поэтапно или в задаче много соисполнителей.

Участники задачи могут добавить в чек-лист свои пункты и вычеркнуть выполненные, поставив галки в чек-листе. По зачеркнутым строчкам чек-листа вы сразу увидите, на какой стадии выполнения находится задача.